الإدارة

ستةُ أشياءٍ يجب ُمُرَاعاتُها قبلَ إجراءِ التغييرات التنظيمية

  • بيجي هولمان
  • ترجمة: لُبنى عبدُ العزيز
  • تحرير: فاطمة بنت السيد لطفي

أنتَ تَعلَم أنَّكَ بِحَاجَةٍ إلى إِجرَاءِ تَغييرٍ كبيرٍ ولَن يَكُونَ الأمرُ سهلاً، لكِنَكَ تَعرِفُ أنَّ هذا التغييرَ بَاتَ ضَرُورياً، ولكنْ كيف يَجِبُ أنْ يَبدو هذا التَغيير؟

ها قَد أمضَيتَ وقَتكَ بالبَحثِ في الكُتُبِ والإِنْتَرْنِتْ، وبَحثْتَ عن مجموعةٍ متنوعة ٍمن أساليبِ التغييرِ، والآن لديك خُلاصة وَافية لأكثرِ من ٦٠طريقة للتطوير المُنظّمة.

وعقلُك يَفيض بالأسئلة … مِن أين أبدأ؟ وما الفرق بين هذه الطريقة والأخرى؟ كيف لي أنْ أفهم كلَّ طريقة منهم؟ كيف لي أنْ أتحدث بذكاء عنهم؟ ماذا أفعل؟

افهم خَياراتُك

يُعتبر تصنيفُ أيّ شيءٍ أمرًا صعبًا، ومن ناحيةٍ،  فنحن نَسعى جاهدين لتبسيط عَالَمِنَا من خِلال استخدام الأساليب والنماذج والفئات والتصنيفات. ومن ناحية أخرى فإنَّ من المحتملِ أنْ يَحِدّ التبسيط ويُقَوِض المفاهيمَ الأساسيةَ التي نسعى جاهدين لفَهمها بشكل أفضل. وبالتالي فإنّ التصنيف لا يَقِف وحده بلْ إنَّه نقطةُ الانطلاقِ، ومع التفصيلِ والسياقِ، فسوف تظهر لنا الصورة بشكل أكمل.

فالمدى التالي يُمَثّل مَنظوراً واحداً لتِلك الصورة:

  1. مَعَالِم الهدف:

حددنا خمسةَ أبعادٍ شاملة للهدف، وهي تَخطيط وهَيكلة وتحسين وَصف العمليات المُصممة لتحقيق غرض مُعَيّن، إضافة إلى ذلك، فإنّ الأساليب القابلة للتَكيّف تُغطي هذه الهِمَم وإنّ العملياتَ الدَاعِمةُ تُعزز من العملِ مهما كان هدفه.

  • تُستخدَم الأساليب القابلة للتَكيّف لمجموعة متنوعة من الأغراضِ في المنظمات أو المجتمعات، بما في ذلك التَخطيط والهَيكَلة والتَحسين، وتَستخدم هذه المجموعة المبادئ والمُمَارسات التي تتكيف مع الاحتياجات المختلِفة في المنظمة.
  • تُساعد أساليب التخطيط الأشخاص في المجتمعات والمنظمات على تشكيل مستقبلهم معًا ، فتحدد هذه الأساليب الاتجاه الاسْتِرَاتِيجِي والهُوِيَّة الأساسية من خلال القيام بأنشطة منها: التَحليلُ الذاتيّ والاستكشافُ والرؤيةُ وتوضيحُ القيمة وتحديدُ الأهدافِ وتطويرُ الإجراءات.
  • تُنَظِّم طُرُق الهيكلة النظامية لتُنشِئ المستقبلَ المنشودَ وذلك باعتمادها على خطة فَعّالة والتي تُؤدي إلى إعادة تعريف العلاقات بين الناس وإعادة تصميم مُمارسات العمل.
  • يُؤدي تحسين الأساليب إلى زيادة الفَعّالية وخَلْق الكفاءاتِ التَشغيلية في مجالات مثل دَورة الوقت والنُفَايات والإنتاجية والعلاقات، ولكن غالبًا ما تَظل الافتراضات الأساسية لكيّفيّة عمل المنظمة كما هي، بينما يتم تَحقيق الكثير من الانجازاتِ في العملياتِ والعلاقاتِ والسلوكياتِ الفردية ِوالمعرفية ِوالقيادة ِالتَوّزيعيّة.
  • العملياتُ الداعمةُ هي المُمارسات التي تُعَزز فعّالية طُرق التغيير الأخرى ، مما يَجعلُها أكثرَ قوةً، ومناسبة للظروف والمشاركين، وبالإضافة إلى ذلك فإنها أَشبه بالبَهاراتِ في الوجبةِ، فهي طُرق تُثْرَى لإرضاءِ الأذواق ِالفريدة للعميلِ.
  1. نوع النظام:

مَن تُساعِدُ هذهِ الأساليب؟ ما  أنواع الأشخاص المُنَظَّمين؟ كيف يمكن أنْ نُفَكِرَ في النظامِ الذي يَمُرُ بالتغيير؟ إنَّ المنظمات والمجتمعات هُنَّ الفارقُ الذي سيُجِيبُ على هذه الأسئلة المَطروحة.

  • تتميز المنظمات بأن لها حدوداً واضحةً وعِلاقات منظمة بشكل واضح تُساعد في تحديد المُوَظّفين والوظائف والمستويات والعملاء والمُوَرِّدين الذين يجب تَضْمينهم في التغيير التنظيمي المُقترح.
  • وأمَّا المُجتمعات فإنها أكثر انتشارًا، وغالبًا ما تَضُم مجموعة من المشاركين -المواطنين، ومستويات مختلفة من الحكوماتِ والجمعياتِ والوكالاتِ ووسائلِ الإعلامِ وأكثر ِ من ذلك، وبالتالي فغالبًا ما تكون هذه الأنظمة كَيَانات نَاشئة تُوجَد حول رابطة مشتركة، وأحيانًا تَستَنِد إلى غَرض مُعَيّن، أو إلى العلاقاتِ بشكل عام، ومن ناحيةٍ أخرى فإنّ التَحَالُفات والمُدن والجمعيات وتجمعات النُشَطاء هي أمثلة على المجتمعاتِ الجُغْرَافِيَّةِ والمجتمعات ذات المَصلحة المشتركة وجماعات المُمَارِسين.
  1. حجم الحدث:

تَستَخدم معظم الأساليب حدثاً واحدًا أو سلسلة من الأحداث ِعلى طول ِرحلة التغيير وعلى الرغم من أنَّ الجميع يُرَكِز على التغييرِ النظاميّ الكامل، فالبعض يُشْرك أعدادًا كبيرة من المشاركين في آنٍ واحد، بينما يتضمن البعض ُالآخر أعدادًا أقل ّعلى مَرِّ الزمن، وأمَّا البعض الآخرون فلا يَزالون يستخدمون التْكْنُولُوجِيا لجَميع الناس معًا عَبْر الزمان والمكان، فما هو أفضل ما يَخدم وضعك واحتياجُك؟ إلى جَانب ذلك فإنّ لِحَجم الحَدَثْ العَديد من الآثار الاسْتِرَاتِيجِية والعَملية، فهل نُشْرِك النظامَ بأكملهِ أمْ مجموعة فرعية مفيدة؟ وما هي المَرَافِق ُالتي نحتاجُها؟ وكم عدد ُالأشخاص الذين سوف نقوم بضَمهم؟ ما هي التكاليف المُحتَملة لكل شخصٍ وكيف يمكنُنا تَحمُلها؟  إنَّه توازنٌ صعبٌ أنْ تشمل أكبر قدرٍ ممكن من النظام بينما تتعامل مع قيود المكان والزمان والتَكلُفة.

  1. المُدّة:

عند تحديد العملية التي يجب استخدامُها، فإنّ الوقت دائمًا ما يكون عاملاً، فما معنى الاستعجال؟ وما نوعُ السرعة التي يمكن أنْ تَستوعبُها المنظمة أو المجتمع؟ وما هي عدد مرات تَجمع الناس الممكنة؟

ومهما كانت طبيعة العملية، فإنها تتطلب وقتًا لتحضير الأحداث والمتابعة، وغالبًا ما يكون من الصعب توصِيف هذا لأنّه يعتمد بشكل كبير على تعقيد المبادرة.

  1. الدورة:

بعض الطُرق لها بداية ونهاية طبيعية وأمَّا البعض الآخر فيُنَاسِبها استخدام دورةُ التخطيط الدورية.

وهنا نَتعرف بأنواعِ الدورات:

  • الدورات المطلوبة حسب الحاجة: تُستَخدم هذه الدورات لتحقيق غرض مُعَيّن، فلا تتم جدولة هذه الطُرق عادةً لتكرارها، وفي بعض الأحيان يتم استخدامها مرة واحدة فقط؛ ومع ذلك، فمِن الممكن استخدامها مجددً إذا ادَّعَت الحاجة إلى ذلك.
  • الدورات المَوسمية: تتكرر هذه الدورات بمرور الوقت، ولذلك تُستَخدم هذه الأساليب بشكل شائع لعمليات التَخطيط، وعلى سبيل المثال، يمكن جدولة التكرار كلَّ عِدة سنوات.
  • الدَورات المستمرة: تَهدُف الدورات المستمرة إلى أنْ يتوقف الحدث عن كونه حدثًا، بحيث تتحقق المنفعة الكاملة من هذه الدورة عندما يُصبح التطبيق لها مُمَارَسة يومية.
  1. إعداد مُمَارِسِين المِهنة:

كثيرًا ما يَسأل الناس، “ما مدى السرعةِ التي يُمكنني بها البَدءُ في استخدامِ هذه الطريقة بمفردي؟” فالجواب هو أنَّ بعضَ الطُرقِ سهلةٌ بشكلٍ خادعٍ، فافعلها وحَسب، ومع ذلك فإنَّ هناك فَنٌ وفَارقٌ بسيط في إتقانها بمرور الوقت، فإنَّ إتقان أيِّ عملية تقريبًا هو عمل لمدى الحياة، وكلما زادت تعقيدات  جهود التغيير في المنظمةِ، كلما كان من الأفضلِ الحصولِ على دَعم ماهر لإدارة هذا التغييرات، ومع ذلك، فإنَّ مَعرفة ما يَنطوي عليهِ إعداد مُمَارِسين جُدد يُوفر نظرة ثاقبة حول مدى سرعة انتشار التغيير على  نطاقٍ واسع. وفيما يلي نُمَلّي عليكم المميزات التي نُقدِمها للبَدءِ كمُمَارِس جديد في المهنة:

  • الدراسة الذاتية التوجيهية: بالنظرِ إلى خلفيةِ العملِ الجماعيّ ، وبمساعدة كِتاب أو مَقطع فِيديو أو دَعم من مجتمع المُمَارسة (عَبْرَ الإِنْتَرْنِتْ) أو بعض التدريب الشخصي، يمكن للمُمَارِس الجديد أنْ يتخذ خُطُواته الأولى بنفسهِ وبشكل مُستقل، ونظرًا لأنّ هذه المُمَارسات تبدو بسيطة جدًا، إلاّ فإنّ هذا التحذير له أهمية وهو: ابدأ بالتطبيقات المباشرة!
  • التدريبُ العام: قبل أنْ تَخوض تجربة هذا العمل بمفردِكَ، يُفَضّل أنْ تَحضر وَرشَةَ عمل أو اعمل مع شخصٍ ماهر في هذه المهنة، وفي بعض الحالات، تُقَدِّم وِرَش العمل التدريبية تَجارب مَيّدَانية تُوَفر فرصًا للعمل كجزءٍ من فريقِ الدعم للورشة.
  • التدريبُ المُتَعمق: تتطلب أساليب التغيير هذه استثمارًا كبيرًا في التدريبِ والممارسةِ قبل البَدء بالعمل بمفردِكَ، وغالبًا ما يكون هناك تدريب رسمي متبوعاً بشهادةٍ من هيئةٍ إداريةٍ وإرشادية.

أعجبني المقال

المصدر
bkconnection

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى